Die Abrechnung von Nebenkosten: Fehlerquellen

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Eine zentrale Fehlerquelle bei Nebenkostenabrechnungen ist der Ansatz von nicht umlagefähigen Nebenkosten oder (aus Sicht des Vermieters) der Nichtansatz von umlagefähigen Nebenkosten.

 

Weitere Fehlerquellen sind beispielsweise die Vereinbarung einer zu hohen Vorauszahlung oder die Einschränkung der Prüffrist des Mieters.

 

Fehler bei Nebenkostenabrechnungen beziehen sich zusammengefasst also vor allem auf folgende Bereiche:

 

  • Der (Nicht)Ansatz von Nebenkosten ist unzutreffend.

 

  • Die Rechte der einen Vertragspartei werden unzulässig beschränkt.

 

Was dem Grundsatz nach Nebenkosten im Wohnraummietrecht sein können, ergibt sich aus der Betriebskostenverordnung, deren wesentliche Regelungen als Anlage dieser Dokumentation beigefügt sind. Auf die dortige Aufzählung wird hier hingewiesen und diese wie folgt zusammengefasst. Nebenkosten sind also:

 

  • Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks (zum Beispiel Grundsteuer)

 

  • Kosten der Wasserversorgung (zum Beispiel die Grundgebühren)

 

  • Kosten der Entwässerung (zum Beispiel Entwässerungspumpe)

 

  • Kosten der Heizung (zum Beispiel Kosten für Pflege der Heizungsanlage)

 

  • Kosten für Warmwasseranlage (zum Beispiel Wartungskosten)

 

  • Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

 

  • Kosten für Personen- bzw. Lastenaufzug (zum Beispiel Betriebsstrom)

 

  • Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung

 

  • Kosten für Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung

 

  • Kosten der Gartenpflege (zum Beispiel Erneuerung von Pflanzen)

 

  • Kosten der Beleuchtung (zum Beispiel Außenbeleuchtung)

 

  • Kosten der Schornsteinreinigung

 

  • Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung

 

  • Kosten für den Hauswart (zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge)

 

  • Kosten für Fernsehanschluss (Antenne bzw. Breitbandkabel)

 

  • Kosten für eine Einrichtung zur Wäschepflege

 

  • Sonstige Betriebskosten im Sinne des § 1 Betriebskostenverordnung

 

Freilich wird bezüglich jedes einzelnen Punktes in der Praxis immer ein Problem auftreten können, wenn streitig ist, ob eine bestimmte Kostenposition hiervon erfasst wird oder nicht. Dieses Dilemma setzt sich deshalb fort, weil der Hinweis auf § 1 Betriebskostenverordnung es zulässt, dass auch nicht explizit aufgezählte Nebenkosten umlagefähig sind, wenn sie im Einzelfall den Tatbestand dieser Vorschrift erfüllen. Dies setzt insbesondere voraus, dass sie dem dinglich Berechtigten

 

„durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“

 

Zusammengefasst heißt das für alle Nebenkosten:

 

  • Sie müssen tatsächlich entstehen und

 

  • einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung entsprechen und

 

  • dürfen keine Instandhaltungs- bzw. Instandsetzungsmaßnahmen darstellen.

 

Für eine Abrechnung von Nebenkosten gegenüber dem Mieter ist erforderlich, dass hierüber eine Vereinbarung zwischen den Mietvertragsparteien getroffen wird. Denn das Gesetz sieht als zwingend vor, dass immer eine Einigung notwendig ist. Ansonsten muss der Vermieter die Nebenkosten tragen. Diese kann schriftlich, auch in einem Formularmietvertrag, oder durch schlüssiges Verhalten (rügeloses Zahlen der Nebenkosten) erfolgen. Wichtig ist immer die Frage, ob überhaupt eine Abwälzung von Nebenkosten wirksam vereinbart ist. So kann es beispielsweise problematisch sein, wenn im Mietvertrag einfach nur steht, dass der Mieter „alle Nebenkosten“ tragen muss. Eine bestimmte Umlageform (zum Beispiel nach Fläche oder Personenzahl) ist grundsätzlich nicht vorgeschrieben. Hier gibt es aber zwei Ausnahmefälle:

 

§  §§ 20 ff. NMV

 

§  Heizkostenverordnung

 

Hieraus ergeben sich zwei weitere Fehlerquellen bei Nebenkostenabrechnungen und zwar einmal die unzureichende Vereinbarung einer solchen Abrechnung und andererseits die Nichtbeachtung besonderer Umlagevorschriften.

 

Nebenkosten können unter Beachtung der obigen Anforderungen grundsätzlich als sog. Pauschale oder über Vorauszahlungen abgerechnet werden. Die Pauschale ist ein einmaliger Betrag, der unabhängig von einer Abrechnung gezahlt wird, also sich nachträglich auch nicht mehr abändert. Das kann sowohl für den Vermieter, als auch den Mieter von Vor- bzw. Nachteil sein. Vorauszahlungen werden dagegen mit Blick auf die nötige, abschließende Abrechnung nochmals nachgeprüft. Vorauszahlungen bilden mit Blick auf die im Anschluss erfolgende abschließende Abrechnung also in vielen Fällen eine Fehlerquelle. Denn eine solche Abrechnung ist eine schriftliche Darstellung als Leistungsabrechnung und muss rechnerisch korrekt und nachvollziehbar sein. Ein zentrales Problem der Nebenkostenabrechnung ist daher die Abgrenzung von formellen und materiellen Fehlern. Formell zutreffend ist eine Nebenkostenabrechnung, wenn sie sich ihrem Umfang und Inhalt an § 259 BGB orientiert. Sie muss enthalten:

 

  • eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten

 

  • die Angabe und Erläuterung der Verteilungsschlüssel

 

  • die Berechnung des Mieteranteils

 

  • Abzug der Vorauszahlungen

 

  • mit Blick auf Einzelangaben klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich

 

  • Nachprüfbarkeit des Saldos

 

Wichtig ist, dass der Abrechnungszeitraum eingehalten wird. Abgerechnet wird grundsätzlich immer ein Zeitraum von 12 Monaten. Dabei gilt, dass der Zeitraum durch die Beendigung eines Mietverhältnisses nicht abgekürzt wird. Bei der Abrechnung sind also folgende Grundüberlegungen zu berücksichtigen:

 

  • Der jährliche Abrechnungszeitraum muss eingehalten werden.

 

  • 12 Monate nach Ende des vergangenen Abrechnungszeitraums muss die neue Abrechnung erfolgen.

 

  • Diese Abrechnung muss wirksam, also formell ordnungsgemäß sein.

 

  • Wird diese Ausschlussfrist nicht eingehalten (es kommt auf den Zugang an), so kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, der Mieter hat ein Zurückbehaltungsrecht für die künftige monatliche Abschlagszahlungen, aber kein Rückforderungsrecht bezüglich der bereits geleisteten Zahlungen (ggf. ausnahmsweise jedoch nach Beendigung des Mietverhältnisses).

 

Eine weitere Fehlerquelle ist der Ansatz eines nicht zutreffenden Abrechnungsmaßstabs im Sinne des § 556a BGB. Diese Vorschrift unterscheidet eine Abrechnungsmöglichkeit nach Wohnfläche bzw. eine am Verbrauch oder der Verursachung orientierte Umlage.

 

Mögliche Fehlerquellen lassen sich demnach bei einer Nebenkostenabrechnung wie folgt einteilen:

 

Fehlerquelle 1: Nebenkosteneinforderung ohne wirksame Vereinbarung

 

Fehlerquelle 2: Nichtumlagefähige Nebenkosten werden zu Unrecht angesetzt

 

Fehlerquelle 3: Umlagefähige Nebenkosten werden zu Unrecht nicht angesetzt

 

Fehlerquelle 4: Vereinbarung einer unangemessen hohen Vorauszahlung

 

Fehlerquelle 5: unzulässige Beschränkung von Vermieter- oder Mieterrechten

 

Fehlerquelle 6: insgesamt unzureichende Einigung über Nebenkostenabrechnung

 

Fehlerquelle 7: Nichtbeachtung besonderer Umlagevorschriften

 

Fehlerquelle 8: formell unrichtige Abrechnung mit Blick auf die Darstellung

 

Fehlerquelle 9: materiell unrichtige Abrechnung mit Blick auf den Inhalt

 

Fehlerquelle 10: Rechenfehler innerhalb der Nebenkostenabrechnung

 

Fehlerquelle 11: Nichtbeachtung des Abrechnungszeitraums

 

Fehlerquelle 12: unrichtige Verteilerschlüsselauswahl nach § 556a BGB

 

Fehlerquelle 13: Nichtbeachtung der Anpassungsnotwendigkeit nach § 560 BGB

 

Fehlerquelle 14: Fristversäumnis bei Zugang der Nebenkostenabrechnung

 

Fehlerquelle 15: Verstoß gegen das Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, wenn die Klausel unklar oder benachteiligend ist

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